BARANG/JASA
DI PT. INTI (PERSERO)
The
Review Of Purchasing Accounting Information
System
in PT. Inti (Persero)
JURNAL
OLEH
ANINDA SURYA PUTRI 21307064
PROGRAM
STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS
EKONOMI
UNIVERSITAS
KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG 2010
BAB
I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Penelitian
Persaingan
yang terjadi pada media informasi saat ini terutama pada dunia telekomunikasi
merupakan sesuatu yang sangat berpengaruh pada setiap perusahaan yang terlibat
didalamnya, seperti PT. Industri Telekomunikasi Indonesia (persero), yang
merupakan salah satu industri telekomunikasi dan Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) yang sampai saat ini masih menjalankan kegiatan rutinnya yang semuanya
merupakan suatu kegiatan yang penting demi kemajuan perusahaan, yang mana
kedepannya membawa dampak yang positif untuk perusahaan terutama untuk kegiatan
pembeliannya.
Sistem merupakan kumpulan dari bagian
baik pisik maupun non pisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja
sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan, yang merupakan target atau
sasaran akhir yang ingin dicapai oleh sistem itu sendiri, selain itu juga
sistem merupakan suatu tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan
menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian, agar sistem tersebut dapat
berjalan dengan baik, didalam kegiatan perusahaan sistem memerlukan informasi.
Informasi adalah suatu proses penyusunan
data sehingga data yang ada memiliki nilai dan lebih berguna untuk mengurangi
kesalahan informasi itu sendiri. Setiap perusahaan harus memiliki informasi
yang baku karena informasi yang didapat oleh suatu perusahaan merupakan sesuatu
hal yang sangat penting dalam kelancaran suatu kegiatan terutama dalam kegiatan
pengumpulan data, yang mana nantinya menjadi suatu hal yang harus
dipertanggungjawabkan dan harus dapat berkerja sama dengan sistem yang ada demi
kemajuan setiap perusahaan terutama dibidang akuntansi.
Akuntansi merupakan ilmu terapan,
Sebagai ilmu terapan, Akuntansi mendasarkan diri pada prinsip dan konsep yang
dikembangkan dalam suatu ilmu dasar atau disiplin. Akuntansi keuangan maupun
akuntansi manajemen, kedua tipe akuntansi tersebut merupakan sistem pengolahan
informasi yang menghasilkan informasi baik dalam bentuk laporan keuangan maupun
nonkeuangan, Didalam perusahaan yang penulis teliti yaitu PT. INTI (Persero)
memiliki bagian akuntasi dan ini dirasa sangat penting sebagai salah satu
kegiatan pencatatan, penggolongan, penyesuaian, dalam pelaporan suatu kegiatan
pembelian, yang dimana bagian ini melakukan pengolahan data yang penting demi
kelancaran sebagai pengendalian suatu perusahaan dan merupakan ujung tombak
bagi perusahaan untuk dapat mengetahui laporan keuangan, laba yang didapat atau
bahkan kerugian sebagai antisipasi perusahaan untuk menghadapi segala
kemungkinan yang terjadi.
Perusahaan biasanya memiliki pedoman
yang semuanya harus berjalan dengan sistem yang ada terutama sistem informasi
pembelian. Sistem informasi pembelian hendaknya dilaksanakan sesuai dengan
aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dimana yang tujuannya adalah untuk
menetapkan pertanggungjawaban serta untuk memberikan informasi yang lengkap
mengenai barang yang diterima dan dipesan karena kecermatan dalam pencatatan
akuntansi akan membantu terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja, oleh
karena itu dirasa sangat perlu untuk mengetahui bagaimana sistem informasi
pembelian dari suatu kegiatan usaha. Salah satunya adalah pengeluaran untuk
biaya pembelian barang/ jasa yang merupakan pengeluaran rutin serta mempunyai
nilai yang cukup besar. Sistem informasi pembelian melibatkan
beberapa bagian yang menangani masalah pembelian .Apabila setiap bagian tidak
bekerja dengan baik sesuai sistem yang berlaku, maka cenderung akan melakukan
kesalahan, baik itu kegiatan pembeliannya maupun pencatatan.
Sistem yang ada dan prosedur pembelian
yang baku sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan pembelian, agar kedepannya
kegiatan pembelian dapat dipertanggungjawabkan dengan benar. Memiliki sistem
yang baik agar prosedur dan aturan yang ada dapat berjalan dengan baik sesuai
kebutuhan yang diperlukan oleh bagian terkait. Pembelian ini tidak dapat
dikesampingkan begitu saja didalam aktivitas operasional suatu perusahaan,
karena pembelian merupakan suatu pengadaan barang yang dapat digunakan untuk
kebutuhan perusahaan atau dapat dijual kembali kepada pihak lain. Setiap
perusahaan baik perusahaan jasa, perusahaan dagang, maupun perusahaan
manufaktur, didalam menjalankan kegiatan opersionalnya selalu memerlukan
barang-barang yang pengadaannya harus dibeli dari pihak lain (pemasok) dan itu
semua dilaksanakan untuk menunjang efektifitas kerja setiap bagian terkait.
Efektifitas merupakan melakukan
pekerjaan dengan benar berarti melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan tujuan
dan sasaran yang telah ditetapkan dan tepat waktu agar sistem yang telah ada
dapat dijalankan seiring dengan sistem informasi akuntansi kegiatan pembelian
yang mana kedepannya dapat berjalan sesuai ketetapan dan fungsi masing – masing
yang apabila disatukan dapat dijadikan jalan bagi suatu perusahaan demi
terciptannya kegiatan yang terarah, tersusun dan sesuai standar yang telah
ditetapkan perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
barang/jasa di PT. INTI (Persero) Menurut informasi yang didapat penulis dari
karyawan bagian sistem informasi pembelian, ternyata sistem informasi akuntansi
pembelian di PT. INTI (Persero) belum dijalankan sepenuhnya sesuai dengan
ketentuan atau standar operasional perusahaan bahkan bisa dikatakan belum dapat
berjalan dengan baik, sesuai prosedur sebagai ketentuan dan keputusan yang
telah ditetapkan, disebabkan masih banyak bagian yang terkait belum dapat
menjalankan target prosedur yang ada selain itu menurut (Drs. Muhyiddin: 2010)
kegiatan yang seharusnya menggunakan sistem masih dilakukan secara manual,
selain itu penyampaian alur alir dokumen yang harus terhambat diakibatkan
penundaan penginpuitan data dibagian sistem informasi pembeliannya, yang
berpengaruh terhadap pelaporan dan pencatatan didalam penerimaan dan
pengeluaran barang dan ini berpengaruh terhadap salah satu bagian yang terkait
lainnya atas pencatatan dan pelaporan yang harus dipertanggungjawabkan setiap
bulannya.
Terlaksananya
sistem informasi akuntansi pembelian barang/jasa yang belum berjalan dengan
baik menurut (Prama.P: 2010) disebabkan terhambatnya pencatatan di bagian
gudang sehingga jika dipaparkan barang yang masuk ke gudang tidak dicatat
terlebih dahulu melainkan barang yang datang langsung dikirin ke lokasi
pemesan, selain itu permasalaha muncul yang disebabkan oleh rekanan atau
pemasok barang (pihak eksternal) perusahaan, dimana didalam sebuah transaksi
pembelian apabila barang telah masuk ke gudang didalam pokok prosedur bagian
logistik membuat berita acara penerimaan barang yang harus ditanda tangani oleh
dua belah pihak baik dari pemasok dan pihak perusahaan dan ini membutuhkan
waktu yang tidak sedikit dikarenakan apabila lokasi pemasok berada di luar
kota/pulau yang tidak dapat di tempuh dengan waktu yang sedikit, disinilah
penginputan data oleh sistem informasi pembelian tertunda dan berdampak
penundaan pula pada pencatatan pada sistem akuntansi pembeliannya yang
berpengaruh terhadap efektifitas kerja bagian terkait lainnya.
Berdasarkan fenomena dan latar belakang
diatas dapat diketahui bahwa sistem pembelian memiliki peranan yang penting
dalam kegiatan operasional perusahaan. Oleh sebab itu penulis
tertarik mengambil judul “Tinjauan Atas Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian Barang/jasa di PT.INTI (Persero)”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
1.2.1Identifikasi Masalah
1.
Penundaan
penginputan data di sistem informasi pembelian diakibatkan keterlambatan
penyampaian salah satu dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pembelian oleh
pihak eksternal.
2.
Pelaksanaan
prosedur kegiatan pembelian yang belum sepenuhnya sesuai dengan standar
operasional perusahaan.
1.2.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang penelitian dan identifikasi masalah diatas maka dapat ditarik
perumusan masalah penelitian ini sebagai berikut :
1.
Bagaimana
sistem informasi akuntansi pembelian Barang/jasa di PT. INTI (Persero)
2.
Kendala
- kendala apa saja yang dihadapi dalam melaksanakan sistem informasi akuntasi
pembelian barang/jasa di PT.INTI (Persero).
3.
Bagaimana
upaya mengatasi kendala pada pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembelian
di PT. INTI (Persero).
1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian
Maksud dari penelitian ini untuk
mengetahui efektifitas sistem informasi akuntansi pembelian persediaan
barang/jasa di PT.INTI (Persero). Adapun tujuan dari laporan Tugas akhir ini
adalah:
1.
Untuk
mengetahui Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang/Jasa di PT.INTI
(Persero).
2.
Untuk
mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam melaksanakan Sistem
Informasi Akuntansi Pembelian Barang/Jasa di PT.INTI (Persero).
1.4 Kegunaan
Penelitian
Hasil penelitian yang dilakukan penulis
diharapkan mempunyai 2 kegunaan penelitian, yaitu kegunaan akademis (teoritis)
dan kegunaan praktis (operasional).
1.4.1
Kegunaan Akademis
Penelitian
ini dapat berguna untuk :
1.
Pengembangan
ilmu
Memberikan wawasan dan pengetahuan baru
bagi ilmu akuntansi tentang ada tidaknya keterkaitan sistem informasi pembelian
barang/jasa dengan keefektifan kegiatan di PT. INTI (persero).
2.
Peneliti
lain
Diharapkan dapat dijadikan bahan acuan
dan referensi mengenai sistem informasi pembelian barang/jasa terhadap kinerja
karyawan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan.
3.
Penulis
Sebagai
sarana untuk mengaplikasikan pengetahuan peneliti dan membandingkan teori yang
diperoleh selama kuliah dengan kenyataan yang terdapat ditempat penelitian,
serta untuk menambah pengetahuan dan pengalaman peneliti
khususnya tentang hubungan sistem informasi pembelian terhadap efektifitas
kegiatan di PT. INTI (persero).
1.4.2 Kegunaan praktis
1.
Bagi
pihak perusahaan diharapkan hasil dari Penelitian ini dapat memberikan
saran-saran dan masukkan berupa nilai-nilai yang bermanfaat dan dapat dijadikan
bahan pertimbangan dalam pengambilan sebuah keputusan bagi PT. INTI (Persero) mengenai
sistem informasi pembelian yang saat ini digunakan dalam upaya peningkatan
efektifitas kegiatannya.
2.
Bagi
karyawan, diharapkan hasil dari penelitian dapat dijadikan sebagai alat
informasi perangkat kinerja sehingga dapat digunakan dalam upaya memperbaiki
kinerjanya.
BAB
II
Kajian
Pustaka & Kerangka Pemikiran
2.1 Kajian Pustaka
2.1.1
Sistem
2.1.1.1 Pengertian Sistem
(Sistem adalah
suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan, Mulyadi 2001;5)
(Sistem adalah
kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik phisik maupun non phisik yang
saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan tertentu, Azhar Susanto 2001:2)
Dari
pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan
suatu komponen sistem yang saling berhubungan satu dengan yang lain untuk
mencapai tujuan suatu kegiatan pokok perusahaan.
2.1.1.2 Tujuan Sistem
(Tujuan
sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu
sistem. Agar supaya target tersebut bias tercapai, maka target atau sasaran
tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya
mencapai suatu sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran
tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai.
Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai
suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu
pengendalian, Azhar Susanto 2004: 25)
Dari
pengertian diatas yang telah dikemukakan maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
tujuan sistem adalah suatu target atau sasaran akhir yang ingin dicapai dengan
mengetahui ciri-ciri dan kriterianya sebagai tolak ukur suatu keberhasilan dan
menjadi dasar suatu pengendalian.
2.1.1.3 Jenis-Jenis Sistem
Krismiaji
(2002; 4) konsep sistem dikelompokan
sebagai berikut :
1.
(Sistem
Tertutup
2.
Sistem
Relatif Tertutup
3.
Sistem
Terbuka
4.
Sistem
Umpan Balik, Krismiaji 2002; 4)
1.
Sistem
Tertutup
Sistem
yang secara total terisolasi dari lingkungannya. Tidak ada penghubung dengan
pihak eksternal, sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh terhadap
lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada dalam luar batas sistem.
2.
Sistem
Relatif Tertutup
Sistem
yang berinteraksi dengan lingkungan secara terkendali. Sistem semacam ini
memiliki penghubung sistem dengan lingkungan.
3.
Sistem
Terbuka
Sistem
berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali. Disamping memperoleh
input dari lingkungan, juga memberikan output bagi lingkungannya.
4.
Sistem
Umpan Balik
Sistem
yang menggunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang
sama dimasa berikutnya.
2.1.2 Informasi
2.1.2.1
Pengertian Informasi
(Informasi
adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat Azhar Susanto
2004)
Sedangkan menurut George H. Bodnar dan
William S (2001;1) yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf menyatakan bahwa :
“Informasi
adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengambil keputusan yang tepat”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan
bahwa informasi merupakan pengolahan suatu data yang memberikan arti dan
manfaat dalam pengambilan keputusan yang tepat.
2.1.2.2
Karakteristik Informasi
Informasi merupakan sesuatu hal yang
sangat berguna dan akan lebih bernilai dalam mempengaruhi suatu pengambilan
keputusan dan karakteristik suatu informasi.
Menurut
Krismiaji (2002;15) karakteristik informasi yang diantaranya sebagai berikut;
a.
“Relevan
b.
Dapat
dipercaya
c.
Lengkap
d.
Tepat
waktu
e.
Mudah
dipahami
f.
Dapat
diuji
g.
Kebenaran.”
2.1.3
Akuntansi
2.1.3.1
Pegertian Akuntansi
(Akuntansi
adalah bahasa bisnis, setiap organisasi menggunakannya sebagai bahasa
komunikasi saat berbisnis,Azhar Susanto 2004:4)
(Akuntansi
adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi
kepada pihak-pihak yang berhak dan berkepentingan.” Dari
kedua pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa akuntansi adalah
bahasa bisnis dalam proses mencatat dan mengolah data transaksi berupa
informasi untuk pihak-pihak yang berkepentingan, Wing Wahyu Winarno 2006:18)
2.1.3.2
Bagian- Bagian Akuntansi
Bidang-
bidang akuntansi terdiri dari :
1.
“Akuntansi
2.
Auditing
3.
Akuntansi
Manajemen
4.
Akuntansi
Biaya
5.
Akuntansi
Perpajakan
6.
Sistem
Informasi
7.
Penganggaran
dan
8.
Akuntansi
Pemerintahan.” Soemarso (2002 : 9)
2.1.4 Sistem Informasi
Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan
bagian terbesar dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan
atau yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Pada
dasarnya sistem informasi akuntansi merupakan integrasi dari berbagai sistem
atau siklus pengolahan transaksi.
2.1.4.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
(Sistem
informasi akuntansi adalah Kumpulan sumber daya yang dirancang untuk
mentransformasikan data menjadi informasi, informasi ini dikomunikasikan ke
berbagai pemakaian, George H. Bodnar yang diterjemahkan oleh Julianto Agung
Saputra 2000:23).
(Sistem
informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna
menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan
mengoperasikan bisnis, Krismiaji 2002; 4)
Dari pengertian diatas maka dapat
ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan
sumber daya yang memproses data dan transaksi agar menjadi sebuah informasi
yang bermanfaat untuk merencanakan dan mengoperasikan bisnis.
2.1.4.2
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi
Setiap Perusahaan memiliki unit
organisasi yang terkait sistem informasi akuntansi dan biasanya setiap unit
tersebut menggunakan alat bantu seperti Komputer sebagai tempat penginputan
data transaksi, oleh karena itu adapun fungsi Sistem informasi akuntansi adalah
sebagai berikut:
1.
(Mengumpulkan dan menyimpan data tentang
aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi
oleh aktivitas-aktivitas tersebut. Agar pihak manajemen, para pegawai dan
pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang terjadi.
2.
Mengubah
data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat
keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
3.
Menyediakan
pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data
organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan,
akurat dan andal.George H. Bodnar dan William S.(2001:11) yang diterjemahkan
oleh Amir Abadi Jusuf).
2.1.5 Pembelian
Pembelian merupakan suatu kegiatan
transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dalam memenuhi kebutuhan produk atau
bahan baku produk yang didapat dari pemasok atau supplier.
2.1.5.1
Pengertian Pembelian
(Transaksi pembelian dapat digolongkan
menjadi dua : pembelian Lokal dan Impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari
pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok
luar negeri.yang dimana sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan
untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan, Mulyadi 2001;299)
Sedangkan
Menurut Soemarso. S.R (2004:194) pembelian adalah:
” Suatu kegiatan
perusahaan dagang yang meliputi hal-hal sebagai berkut : 1. “Membeli barang
dagangan secara tunai atau kredit.
2.
Membeli
aktiva produktif utnuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. Contoh pembelian
aktiva produktif yaitu : pembelian kendaraan dan peralatan kantor.
3.
Membeli
barang dan jasa-jasa lainnya sehubungan dengan kegiatan perusahaan, seperti :
gaji, biaya pengiriman, biaya telepon, dll”.
Pendapat
lainpun dikemukakan oleh Susan Irawati (2008:64) yang menyatakan bahwa
pembelian adalah:
“Suatu
kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun jasa dari satu
pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan
pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan
operasional perusahaan.”
Jadi berdasarkan pengertian diatas dapat
ditarik kesimpulan bahwa pembelian merupakan membeli barang atau jasa baik itu
untuk operasional perusahaan maupun untuk dijual kembali, yang didapat dari
pemasok baik dalam negeri maupun luar negeri.
2.1.5.2
Klasifikasi Transaksi Pembelian
Adapun klasifikasi dari transaksi
pembelian yang mendukung sistem informasi pembelian adalah sebagai berikut :
1.
Pembelian
secara kontan, yaitu pembelian yang dilaksanakan secara cash and carry,
kebiasaan yang umum dimasa sekarang yaitu jangka waktu satu bulan pun dianggap
kontan.
2.
Pembelian
secara kredit, yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari
satu bulan.
3.
Pembelian
secara tender, yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut
nilai cukup besar.
4.
Pembelian
dengan cara impor, yaitu pembelian yang menggunakan prosedur impor dengan
memanfaatkan letter of credit (L/C).
5.
Pembelian
secara komisi, yaitu pembelian barang yang bersifat titipan, atas barang-barang
yang terjualah yang kemudian dibayar.
6.
Pembelian
dipasar berjangka/ future trading, yaitu pembelian atas barang-barang
yang memiliki standar kualitas yagn ditawarkan dipasar berjangka, selain
kuallitas telah terjamin juga dapat menutup kemungkinan kerugian karena adanya
kenaikan harga.
7.
Pembelian
secara cicilan pada sewa guna usaha (Leasing), yaitu suatu cara
pembelian dimana harga atas barang dibayar secara mencicil setelah
diperhitungkan bunga bank. Bentuk lain adalah beli sewa yaitu pembayaran berupa
sewa atas barang tersebut dianggap angsuran barang.
8.
Pembelian
secara kontrak, yaitu suatu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang
memuat hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak. Biasanya pembelian secara
kontrak dilaksanakan apabila terjadi penjualan secara kontrak pula.
9.
Pembelian
melalui perantara (komisioner, makelar), yaitu suatu jenis pembelian yang
menggunakan jasa komisioner atau makelar sebagai perantara dalam pembelian dan
untuk jasa yang mereka berikan,mereka menerima komisi atau provisi.
10.
Pembelian
secara remburs, lebih bersifat cara pembayaran, yaitu pembayaran
dilakukan kepada pembawa atau yang mengangkut barang.
2.1.6 Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian
(sistem merupakan sistem yang dibangun
untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan mengotomatisasikan atau
mengkomputerisasikan keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian
tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi
tersebut, Sulistyo Heripracoyo (-B 29)
Jadi, apabila diambil kesimpulan bahwa
sistem informasi akuntansi pembelian itu sendiri merupakan sistem komputerisasi
yang dibangun untuk mempermudah perusahaan dalam setiap kegiatan baik input dan
outputnya yang salah satunya dalam kegiatan pembelian
2.1.6.1 Fungsi Yang Terkait Pembelian
Adapun
fungsi yang terkait pembelian menurut Mulyadi (2001:299), adalah sebagai
berikut :
1.
Fungsi
Gudang
Fungsi
gudang dalam sistem informasi pembelian bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan
untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2.
Fungsi
Pembelian
Bertanggungjawab
untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
3.
Fungsi
Penerimaan
Bertanggungjawab
untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut
diterima oleh perusahaan.
4.
Fungsi
Akuntansi
Fungsi
akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang
dan fungsi pencatatan persediaan.
Adapun
dokumen-dokumen yang digunakan didalam kegiatan pemeblian menurut mulyadi
(2001: 300) dokumen-dokumen didalam pembelian adalah sebagai berikut:
1.
“Surat
permintaan pembelian
2.
Surat
permintaan penawaran harga
3.
Surat
order pembelian
4.
Laporan
penerimaan barang
5.
Surat
perubahan order
6.
Bukti
kas keluar”.
2.1.6.3
Prosedur Pembelian
Prosedur transaksi pembelian secara
garis besar menurut mulyadi (2001: 302) Adalah sebagai berukut :
1.
Fungsi
Gudang mengajuakn permintaan pembelian ke fungsi pembelian
2.
Fungsi
pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
3.
Fungsi
pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.
4.
Fungsi
pembelian membuat order pembelian kepada pemasok
5.
Fungsi
penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.
6.
Fungsi
penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan
7.
Fungsi
penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
8.
Fungsi
Akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari
pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari
transaksi pembelian.
2.2
Kerangka Pemikiran
Sistem pada umumya merupakan sesuatu
yang biasa digunakan perusahaan oleh suatu perusahaan dalam pengolahan data
informasi, namun terkadang sistem dan kegiatan manual perusahaan belum bisa
bejalan bersamaan dan ini berakibat kurangnya efektifitas kegiatan perusahaan
untuk kedepannya, berbagai cara dilakukan sebagai solusi suatu permasalahan dan
perusahaan tetap menjalankan aktivitasnya dan secata perlahan perusahaan
mengurangi kegiatan manualnya untuk beralih ke sistem agar kegiatan yang
dilakukan dapat lebih efektif dan data yang diterima apabila mengalami
kesalahan data dapat dinput kembali di sistem informasi.
Menurut
Azhar susanto (2004:61) menyatakan bahwa :
“
Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non
phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis
untuk mencapai suatu tujuan yaitu pengolah data menjadi informasi yang
berguna”.
Data
yang dimiliki setiap perusahaan sangat beragam dan salah satunya adalah data
keuangan yang memberikan informasi tentang keuangan dalam bentuk suatu laporan
keuangan dimana laporan tersebut dibuat kedalam suatu
periode untuk perusahaan dan data keuangan ini disusun dan dibuat di bagian
akuntansi.
Menurut American Accounting Association
(1966), Wikinson (2000), Warren dan Fess (1966), yang dikutip oleh Azhar
Susanto (2004:74) menjelaskan bahwa:
“Akuntansi
sebagai sistem informasi yang menghasilkan informasi atau laporan untuk
berbagai kepentingan baik individu atau kelompok tentang aktifitas atau operasi
peristiwa ekonomi atau keuangan suatu organisasi”.
Akuntansi pada
dasarnya merupakan sistem informasi yang berbeda dengan sistem informasi
lainnya namun tetap saling berhubungan, data yang diberikan sistem informasi
berupa data akuntansi yang diolah dan biasanya berupa jumlah nominal sebuah
uang, setiap perusahaan memiliki bagian akuntansi yang dimana bagian tersebut
mencatat semua laporan – laporan keuangan yang masuk, Sistem informasi
akuntansi sebagai bagian yang terpenting di setiap perusahaan karena merupakan
suatu tahapan penyusunan laporan atau prosedur dalam suatu organisasi alur alir
dokumen yang setiap kegiatannya menghasilkan informasi akuntansi yang memikili
tujuan yang spesifik dan dapat dipertanggung jawabkan.
“(informasi akuntansi adalah kumpulan
(integritas) dari sub-sub sistem atau komponen baik phisik maupun non phisik
yang saling behubungan dan bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk
mengelola data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi
informasi keuangan”. Azhar susanto 2004: 82)
Adapun
pendapat yang dikemukakan oleh Susan Irawati (2008:64) yang menyatakan bahwa
pembelian adalah:
“Suatu
kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta atau aktiva maupun jasa dari satu
pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang mendasar, sehingga dilakukan
pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk kelangsungan
operasional perusahaan.”
Jadi
dapat ditarik kesimpilan bahwa sistem informasi akauntansi pembelian di setiap
perusahaan terutama PT. Inti (Persero) dirasa sangat perlu karena sistem yang
baik akan menghasilkan informasi yang baik, begitu pula didalam pencatatan yang
mana nantinya kegiatan pembelian dapat berjalan secara efektif sesuai prosedur
yang telah ditetapkan surat keputusan perusahaan dan bagian akuntansi dapat
menjalankan kegiatan pencatatanya untuk dipertanggungjawabkan sesuai dengan
waktu yang semestinya. ]
BAB
III
Objek
dan Metode Penelitian
3.1 Objek Penelitian
Pengertian
objek penelitian menurut Sugiyono
(2004:13) menyatakan bahwa :
“Objek
penelitian adalah sasaran ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan
kegunaan tertentu tentang sesuatu hal objektif dan reliable tentang
suatu hal (variable tertentu)“.
Sedangkan menurut Husein Umar
(2004:303), mengatakan bahwa objek penelitian adalah sebagai berikut :
“Objek penelitian menjelaskan tentang
apa atau siapa yang menjadi objek penelitian juga dimana dan kapan penelitian dilakukan.
Bisa juga ditambahkan hal-hal lain jika dianggap perlu”.
Jadi
dapat diambil kesimpulan bahwa objek penelitian adalah menentukan apa dan siapa
yang menjadi objek penelitian yang akan menjadi sasaran untuk mendapatkan data
sesuai dengan tujuan yang diperluakan. Berdasarkan penjelasan diatas dalam
penelitian ini yang menjadi objek penelitian adalah sistem informasi akuntansi
pembelian di PT INTI (Persero). Adapun subjek penelitian ini adalah Unit
internal bagian sistem informasi pembelian pada PT INTI tersebut.
3.2
Metode Penelitian
Metode penelitian adalah suatu teknis
atau cara mencari, memperoleh, mengumpulkan atau mencatat data, baik berupa
data primer maupun sekunder yang digunakan untuk keperluan penyusunan suatu
karya ilmiah dan kemudian menganalisa faktor-faktor yang berhubungan dengan
pokok-pokok permasalahan sehingga akan terdapat suatu kebenaran data-data yang
akan diperoleh.
(Metode
penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan
tujuan dan kegunaan tertentu, Sugiyono 2009:2)
(Metode
deskriptif adalah metode yang berfungsi untuk mendeskripsikan atau memberi
gambaran terhadap objek yang diteliti melalui data atau sampel yang telah
terkumpul sebagaimana adanya, tanpa melakukan analisis dan membuat kesimpulan
yang berlaku untuk umum, Sugiyono 2009:29)
Dari pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa metode deskriptif merupakan metode yang bertujuan
menggambarkan secara sistematis tentang fakta-fakta serta hubungan antar
variabel yang diselidiki dengan cara mengumpulkan data atau sampel sebagaimana
adanya.
3.2.1 Desain Penelitian
Desain penelitian merupakan rancangan
penelitian yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan proses penelitian.
Desain penelitian akan berguna bagi semua pihak yang terlibat dalam proses
penelitian, karena langkah didalam melakukan penelitian mengacu kepada desain
penelitian yang telah dibuat.
Pengertian
desain penelitian menurut Moh. Nazir (2008:84)
menyatakan bahwa :
“Desain
Penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan
pelaksanaan penelitian”.
Menurut
Sugiyono (2009:18) menjelaskan proses penelitian dapat disimpulakan sebagai berikut:
1.
“Sumber
Masalah
2.
Rumusan
Masalah
3.
Konsep
dan teori yang relevan dan penemuan yang relevan
4.
Metode
Penelitian
5.
Menyusun
Instrument Penelitian
6.
Kesimpulan”.
Berdasarkan proses penelitian yang telah
disebutkan diatas, maka desain pada penelitian ini dijelaskan sebagai berikut:
3.2.2
Operasionalisasi Variabel
Operasionalisasi
variabel bermaksud untuk mengetahui hubungan pengukuran variabel-variabel
penelitian. Operasionalisasi variabel pun diperlukan untuk menentukan jenis,
indikator, serta skala dari variabel-variabel yang terkait dalam penelitian,
sehingga pengujian hipotesis dengan alat bantu statistik dapat dilakukan secara
benar sesuai dengan judul penelitian sistem informasi akuntansi pembelian pada
PT. Industri telekomunikasi Indonesia (Persero).
Penulis
mengemukakan 1 variabel yang akan diteliti. Adapun definisi dan istilah
variabel menurut Sugiyono (2006:39) adalah sebagai berikut :
Variabel
Bebas (Independent Variable)
Variabel
bebas adalah variabel yang mempengaruhi atau menjadi penyebab timbulnya
variabel dependent (terikat). Adapun yang menjadi variabel
independent dalam penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi
pembelian.
3.2.3
Sumber Dan Teknik Pengumpulan Data
Sumber data dalam penelitian ini adalah
sumber data sekunder, di mana penulis memperoleh data yang disajikan oleh
instansi. Misalnya: sistem informasi akuntansi pembelian yang diperoleh dari
unit internal bagian pembelian pada PT. Industri Telekomunikasi Indonesia
(Persero).
Menurut Nur Indriantoro (2002:147) yang
mengemukakan tentang data sekunder menyatakan bahwa ;
“Data
sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara tidak
langsung melalui media perantara. Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan
atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip (data dokumenter) yang
dipublikasikan dan yang tidak dipublikasikan”.
Adapun
teknik atau cara pengumpulan data yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut:
1.
Penelitian
kepustakaan (Library Research)
Penelitian
ini dilakukan dengan mengumpulkan data-data dari berbagai bahan pustaka yang relevan,
seperti : buku-buku seperti : sistem informasi akuntansi, akuntansi biaya), dan
referensi lain yang berhubungan dengan materi yang akan dikaji. Penelitian ini
berguna untuk memperoleh data sekunder sebagai landasan teoritis dalam
membandingkan, membahas dan menganalisis data yang diperoleh dari penelitian
lapangan.
2.
Penelitian
Lapangan (Field Research)
Penelitian
ini melakukan pengumpulan data dengan :
a.
Wawancara,
yaitu pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak
yang terkait dengan masalah yang diteliti. Penulis melakukan wawancara kepada
pihak-pihak yang terkait di PT. Industri Telekomunikasi Indonesia (Persero).
khususnya pada bagian Purchasing.
b.
Observasi,
yaitu pengumpulan data dengan melakukan pencatatan terhadap data-data yang
dibutuhkan dan melakukan pengamatan terhadap situasi serta kondisi yang
dihadapi oleh perusahaan pada waktu penelitian berhubungan dengan masalah yang
diteliti.
3.2.4. Metode Analisis
Dalam
menganalisis data, metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah
deskriptis analisis kuantitatif yaitu data yang diperoleh dan dikumpulkan
kemudian dianalisis berdasarkan metode yang telah ditetapkan
dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian
pada PT. Industri telekomunikasi Indonesia.
Dari analisis yang diambil merupakan
anggapan atau dugaan sementara yang paling memungkinkan namun masih harus
dibuktikan dengan penelitian dan dapat dihasilkan saran-saran yang dianggap
perlu sebagai masukan umpan balik bagi perusahaan dalam melakukan koreksi.
BAB
IV
HASIL
PENELITIAN & PEMBAHASAN
4.1 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Barang/jasa di PT.INTI (Persero)
Pokok-Pokok prosedur Pelaksanaan Siklus
Pembelian Barang/Jasa Dalam Negeri dibagi menjadi dua untuk diperniagaan &
operasional :
I. Diperniagaan :
1)
Pembelian
barang/jasa dalam negeri untuk diperniagaan harus berdasarkan kontrak/PO/PKS
yang diterima.
2)
Berdasarkan
Surat Order Kerja (SOK), Fungsi manajemen Proyek menerbitkan SPPB/J dan
menyampaikan ke Fungsi Logistik, Selanjutnya Fungsi Logistik mengirim SPPH ke
rekanan dalam negri yang tercatat dalam mitra usaha terseleksi.
3)
Fungsi
Logistik Menerima SPH dari rekanan dalam negeri (proses negosisi dan menunjukan
rekanan sesuai dengan tatacara pengadaan barang/jasa yang berlaku. Dan jika
sudah diketahui pemenannya dibuatkan SP/SPK/KTR dan mendistribusikan ke
Manajemen Proyek, Rekanan serta fungsi Administrasi dan keuangan
4)
Berdasarkan
SP/SPK/KTR, Rekanan mengirim Barang/Jasa disertai DO Ke Fungsi Logostik.
5)
Fungsi
Penerimaan Barang melakukan Pemeriksaan Barang/jasa dan selanjutnya menerbitkan
Laporan Pemeriksaan Barang (LPB)
6)
Berdasarkan
LPB, Fungsi Logistik menerbitkan BAPB/J dan mengirimkannya ke Fungsi
administarasi dan keuangan serta rekanan.
7)
Fungsi
Logistik mengirim Daftar Pengantar Pengiriman sementara ke Lokasi
8)
Setelah
BAPB diterima oleh fungsi Administrasi & Keuangan selanjutmya mencatat atas
transaksi tersebut.
9)
Fungsi
Administrasi & Keuangan menerima dokumen penagihan dari rekanan, dilakukan
vertifikasi atas kelengkapan dokumen penagihan. Jika terdapat kekurangan
dokumen pendukung maka dikembalikan kerekanan.
10) Jika dokumen
penagihan lengkap maka dibuatkan bukti Pengeluaran keuangan dan slip Realisasi
Anggaran
11) Fungsi
administrasi dan Keuangan (Fungsi Pendanaan-korporasi) menerbitkan Cek/BG
sesuai dokumen penagihan untuk dibayarkan baik tunai melalui kas maupun dengan
Bilyet Giro melalui Bank.
12) Fungsi
Administrasi & Keuangan mencatat transaksi atas pembayaran.
II.Operasional :
1)
Pembelian
Barang/jasa dalam negeri untuk operasional harus berdasarkan kebutuhan dan
tersedianya anggaran.
2)
Berdasarkan
kebutuhan pembelian Barang/Jasa untuk Operasional.User, menerbitkan SPPB/J dan
menyampaikan ke Fungsi Logistik. Selanjutnaya Fungsi Logistik mengirimkan SPPH
ke rekanan dalam negri yang tercatat usaha terseleksi .
3)
Fungsi
Logistik Menerima SPH dari rekanan dalam negeri (proses negosisi dan menunjukan
rekanan sesuai dengan tatacara pengadaa barang/jasa yang berlaku. Dan jika
sudah diketahui pemenannya dibuatkan SP/SPK/KTR dan mendistribusikan ke Rekanan
serta fungsi Administrasi dan keuangan.
4)
Berdasarkan
SP/SPK/KTR, Rekanan mengirim Barang/Jasa disertai DO Ke Fungsi Logostik.
5)
Fungsi
Penerimaan Barang melakukan Pemeriksaan Barang/jasa dan selanjutnya menerbitkan
Laporan Pemeriksaan Barang (LPB).
6)
Berdasarkan
LPB, Fungsi Logistik menerbitkan BAPB/J dan mengirimkannya ke Fungsi
administarasi dan keuangan serta rekanan.
7)
Jika
dokumen penagihan lengkap maka dibuatkan bukti Pengeluaran keuangan dan slip
Realisasi Anggaran
8)
Setelah
BAPB diterima oleh fungsi Administrasi & Keuangan selanjutmya mencatat atas
transaksi tersebut.
9)
Jika
dokumen penagihan lengkap maka dibuatkan bukti Pengeluaran keuangan dan slip
Realisasi Anggaran.
10) Fungsi
administrasi dan Keuangan (Fungsi Pendanaan - korporasi)menerbitkan Cek/BG
sesuai dokumen penagihan untuk dibayarkan baik tunai melalui kas maupun dengan
Bilyet Giro melalui Bank.
11) Fungsi
Administrasi & Keuangan mencatat transaksi tas pembayaran.
I. Perniagaan
1) Pembelian barang/jasa luar negri
untuk diperniagaan harus berdasarkan kontrak/PO/PKS ayang diterima.
2) Berdasarkan surat Order kerja (SOK).
Fungsi Manajemen Proyek menerbitkan SPPB/J dan menyampaikan ke fungsi
Logistik.Selanjutnya Fungsi Logistik membuat dokumen RFQ dan menyerahkan
supplier Luar negeri.
3) Rekanan Luar negeri menyerahkan
quotation ke Fungsi Logistik selanjutnya diproses dan diterbitkan PO ke rekanan
luar negri, PO tersebut didistribusikan ke Fungsi Operasi dan Administrasi
& Keuangan.
4) Atas dasar PO tersebut, Fungsi
Administrasi & Keuangan mengajukan permohonan pembukaan L/C ke Bank.
5) Rekanan Luar negeri mengirimkan
Barang disertai dengan AWB/PL/INV ke Fungsi Logistik selanjutnya dilakukan
proses inklaring.
6) Fungsi Operasi menerima dan melakukan
pemeriksaaan dan kedatangan impor yang dipesan dan selanjutnya menerbitkan
LPB/BAPP.
7) Atas dasar LPB/BAPP, Fungsi logistik
menerbitkan BAPB/J yang dilampiri dengan LPB/BAPP.
8) Setelah BAPB/J diterima oleh Fungsi
Administrasi & Keuangan selanjutnya mencatat atas transaksi tersebut.
9) Fungsi Administrasi & Keuangan
menerbitkan Bukti Pengeluaran Keuangan yang dilengkapi dengan AWB/BL/PL/INV dan
disampaikan ke fungsi pendanaan Korporasi.
10)
Dan
fungsi Pendanaan menyiapkan Surat Perintah Pembayan ke Bank atas L/C yang jatuh
tempo dengan mendebet rekening perusahaan.
11) Setelah
melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo, Bank menyerahkan Nota debet ke Fungsi
Pendanaan dan Korporasi.
12) Fungsi pendanaan
menyampaikan Bukti Pengelauran Keuangan yang dilengkapi dengan AWB/BL/PL/INV
dan Nota Debet ke Fungsi Akuntansi &Anggaran (Korporasi)
13) Fungsi Akuntansi
& Anggaran (Korporasi) mencatat pembayaran tersebut dan melakukan R/K ke
Divisi/SBU terkait.
II.
Operasional
1) Pembelian Barang/jasa luar negeri
untuk operasional harus berdasarkan Kebutuhan dan Anggaran tersedia.
2) Berdasarkan Kebutuhan pembelian
Barang/jasa untuk Operasional,User menerbitkan SPPB/J dan menyampaikan ke
Fungsi Logistik membuat dokumen RFQ dan menyerahkan ke Supplier luar negri.
3) Rekanan Lur negeri menyerahkan
quotation ke Fungsi Logistik selanjutnya diproses dan diterbitkan PO ke rekanan
luar negri, PO tersebut didistribusikan ke Fungsi Operasi dan Administrasi
& Keuangan.
4) Atas dasar PO tersebut, Fungsi
Administrasi & Keuangan mengajukan permohonan pembukaan L/C ke Bank.
5) Rekanan Luar negeri mengirimkan
Barang disertai dengan AWB/PL/INV ke Fungsi Logistik selanjutnya dilakukan
proses inklaring.
6) Fungsi Operasi menerima dan melakukan
pemeriksaaan dan kedatangan impor yang dipesan dan selanjutnya menerbitkan
LPB/BAPP.
7) Atas dasar LPB/BAPP, Fungsi logistik
menerbitkan BAPB yang dilampiri dengan LPB/BAPP.
8) Setelah BAPB/J diterima oleh Fungsi
Administrasi & Keuangan selanjutnya mencatat atas transaksi tersebut.
9) Fungsi Administrasi & Keuangan
menerbitkan Bukti Pengeluaran Keuangan yang dilengkapi dengan AWB/BL/PL/INV dan
disampaikan ke fungsi pendanaan Korporasi.
10) Dan fungsi
Pendanaan menyiapkan Surat Perintah Pembayan ke Bank atas L/C ang jatuh tempo
dengan mendebet rekening perusahaan.
11) Setelah
melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo, Bank menyerahkan Nota debet ke Fungsi
Pendanaan dan Korporasi.
12) Fungsi pendanaan
menyampaikan Bukti Pengelauran Keuangan yang dilengkapi dengan AWB/BL/PL/INV
dan Nota Debet ke Fungsi Akuntansi &Anggaran (Korporasi)
13) Fungsi Akuntansi
& Anggaran (Korporasi)mencatat pembayaran tersebut dan melakukan R/K ke
Divisi/SBU terkait.
Adapun
dokumen yang diperguanakaan sebagai kegiatan pembelian terutama untuk bagian
akuntansi sebagai pendukung didalam pencatatannya adalah sebagai berikut:
1.
Bukti
intern Akuntansi
2.
Bukti
Pengeluaran Keuangan
3.
Surat
Perintah Kerja (SPK)
5.
BL/AWB (Air WAYBILL)
6.
Invoice, dan Packing List
7.
Po (Purchase Order).
Sedangkan
Fungsi yang terlibat diantaranya adalah sebagai berikut :
a.
Fungsi
Manajemen Proyek
b.
Fungsi
Logistik
c.
Fungsi
Administrasi dan Keuangan
d.
Fungsi
Akuntansi dan Anggaran
e.
Fungsi
Pendanaan (korporasi).
4.1.3
Kendala - kendala sistem informasi akuntasi
pembelian barang/jasa di PT.INTI (Persero).
Pada
dasarnya sistem informasi akuntansi pembelian di PT.Inti (Persero) belum dapat
berjalan dengn baik sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perusahan
dikarenakan banyaknya kendala-kendala yang dihadapi dan adapun kendala yang
dihadapi didalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi Pembelian barang / jasa
di PT.INTI (Persera), diantaranya sebagai berikut :
1)
Terjadinya
keterlambatan penyamapaian salah satu dokumen oleh bagian yang terkait kegiatan
pembelian barang/jasa di PT. INTI (Persero) seperti keterlambatan bagian gudang
didalam menyampaikan informasi atau data yang tidak sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan sehingga terjadi keterlambatan pula didalam penginputan data
di sistem informasi pembelian, selain itu.
2)
Perusahaan
masih lebih menggunakan kegiatan manualnya yang seharusnya menggunakan sistem
yang berpengaruh terhadap pelaksanaan dalam sistem informasi akuntansi
pembeliannya.
3)
apabila
pemasok atau supplier lokasinya berada diluar kota atau pulau maka
biasanya terjadi keterlambatan didalam penyampaian dokumen yang sudah menjadi
ketetapan perusahaan yang seharusnya disetujui bersama antar perusahaan
terhambat karena jarak yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit dan ini
berpengaruh terhadap penginputan data di sistem informasi pembelian, dan bagian
pencatatan baik untuk keuangan maupun akuntansinya yang terkadang laporannya
tidak bisa dipertanggungjawabkan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
4.1.4 Upaya Mengatasi
Kendala Pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian di PT. INTI (Persero).
Adapun
upaya yang dilakukan perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :
1.
Untuk
keterlambatan penyampaian salah satu dokumen oleh bagian gudang biasanya bagian
gudang membuat pendataan barang sementara agar data yang ada dapat diinput dan
masuk ke bagian sistem informasi akuntasinya, maka dari itu sistem merupakan
sesuatu yang cukup penting dalam penginputan data sementara, agar apabila
mengalami kesalahan pencatatan mudah untuk diperbaiki selain itu penginputan
data sementara sebagai salah satu antisipasi suatu pertanggungjawaban.
2.
Untuk
kegiatan yang semestinya menggunakan sistem untuk saat ini sedang diupayakan
untuk terus menggunakan sistem yang ada, kecuali kegiatan tersebut memang
menggunakan kegiatan manual.
3.
Untuk
kendala yang muncul dari luar perusahaan, seperti lokasi pemasok yang berada
diluar kota atau bahkan pulau biasanya perusahaan mengirim karyawan untuk
mengantarkan langsung BAPB sebagai dokumen pendukung tersebut, selain menghemat
waktu perusahaan tidak perlu menunggu terlalu lama didalam penginputan data di
sistem akuntansinya.
4.2 Pembahasan
4.2.1
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang/ Jasa di PT.INTI (Persero).
Sistem informasi pembelian pada PT.Inti
(Persero) terdiri dari pokok- pokok prosedur, dokumen yang tekait kegiatan
pembelian dan fungsi setiap departemen terkait sebagai pengerak kegiatan
pembelian barang/jasa di perusahaan, yang mana arus alir dokumen tersebut
dibuat didalam pokok prosedur yang berlaku. Barang yang didapat oleh PT. Inti
(Persero) berasal dari pemasok/supplier luar negeri dan pemasok/supplier
dalam negeri.
Kegiatan pembelian di PT. Inti (persero)
untuk sistem informasi akuntansi yang telah ditetapkan oleh perusahaan didalam
pokok prosedurnya dibagi kedalam dua kegiatan sebagai pengadaan barang/jasanya
yaitu untuk diperniagaan dan untuk operasional, untuk diperniagaan barang yang
dibeli oleh perusahaan untuk di jual kembali, sedangkan untuk operasional
barang yang didapat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan didukung oleh dokumen
yang lengkap sesuai kebutuhan serta fungsi- fungsi yang terkait.
Begitu pula dengan sistem informasi
akuntansi pembelian barang/ jasa luar negeri sama halnya dengan pembelian dalam
negeri yang membedakan adalah sistem pengirimannya ada yang dilakukan melalui
darat atau laut menggunakan pesawat atau kapal oleh karena itu didalam pokok
prosedurnya untuk fungsi administrasi dan keuanganya disertai AWB/PL/INV (Air
waybill, Packing List,dan Invoice) untuk kegiatan luar
negeri, Selain itu pada pembelin luar negeri adanya permohonan pembukaan
L/C (Leter of Credit) didalam setiap transaksinya yang diajukan oleh
fungsi Administrasi dan Keuangan ke bank.
Di dalam melakukan pengadaan atau
transaksi pembelian didalam sistem informasi akuntansi di PT.INTI (Persero)
memerlukan dokumen-dokumen atau formulir yang mendukung. Adapun uraian
dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Bukti
intern akuntansi
Bukti
manual dari sebuah transaksi pembelian barang/jasa.
2.
Bukti
pengeluaran keuangan
Bukti
pengeluaran akuntansi dibuat oleh bagian pendanaan, apabila terjadi suatu
kegiatan pembelian barang/jasa sebagai salah satu bukti dokumen adanya
transaksi pembelian.
3.
Surat
Perintah Kerja (SPK) atau kontrak
Surat
perintah kerja dibuat perusahaan apabila perusahaan telah menentukan pemenang
tender/rekanan pemasok dalam pengadaan barang/jasa. Dimana didalam SPK
tercantum daftar list nama barang/jasa yang diminta oleh rekanan yang meminta
pengadaan barang/jasa tersebut.
4
Kwitansi
Bukti
pembayaran yang sah yang dikeluarkan dalam suatu transaksi perusahaan.
5
BL/AWB
(Air Waybill)
Dokumen atau formulir yang digunakan
dalam suatu transaksi pembelian barang/jasa luar negeri yang penyediaan
barangnya menggunakan transportasi udara atau laut.
6
Invoice, dan Packing List
Daftar
catatan barang/jasa yang dipesan oleh rekanan perusahaan.
7
Berita
Acara Penerimaan Barang/Jasa (BAPB/J)
Berita
acara penerimaan barang dibuat oleh bagian logistik, setelah barang diterima
yang kemudian bagian logistik mengirim BAPB/J kepada bagian fungsi administrasi
& keuangan untuk dicatat transaksinya.
8
PO
(Purchase Order)
Formulir order
pembelian ini dikeluarkan
apabila rekanan perusahaan
menginginkan
pengadan
barang/jasa dari PT. INTI (Persero).
Sedangkan
uraian fungsi yang terlibat dalam kegiatan pembelian di PT.INTI (Persero)
adalah sebagai berikut:
1.
Fungsi
Manajemen Proyek
Fungsi
manajemen proyek sebagai penerbit surat perintah penawaran harga kepada supplier
dengan melalui fungsi logistik.
2.
Fungsi
Logistik
Fungsi
logistik sebagai pembuat surat perintah penawaran harga kepada rekanan atau supplier
dan sekaligus sebagai penerima barang yang akan dipesan perusahaan
3.
Fungsi
Administrasi dan Keuangan
Fungsi
administrasi dan keuangan yang menerima dokumen penagihan serta sebagai
pencatat segala transaksi dan pembayaran.
4.
Fungsi
Penerimaan Barang
Fungsi
penerimaan barang sebagai pemeriksa barang/jasa yang masuk dan sekaligus
sebagai pembuat LPB (Laporan penrimaan barang).
5.
Fungsi
Pendanaan korporasi
Fungsi
pendanaan dan korporasi sebagai pembuat surat perintah pembayaran ke Bank atas
L/C yang jatuh tempo dengan mendebet rekning perusahaan dan sebagai penerima
bukti-bukti pengeluaran keuangan seperti nota debet yang nantinya akan diserah
ka ke fungsi akuntansi dan anggaran.
6.
Fungsi
Akuntansi
Fungsi
Akuntansi sebagai pencatat atas segala
pembayara atau transaksi
7.
Fungsi
Operasi
Fungsi operasi
sebagai pemeriksa atas
kedatatagan impor yang
dipesan dan sebagai
penerbit
LPB (Laporn penerimaan barang).
Dari pembahasan yang telah dipaparkan
oleh penulis tentang sistem informasi akuntansi pembelian di PT.Inti (persero)
diatas mulai dari pokok- pokok prosedur, dokumen terkait kegiatan pembeliannya,
sampai fungsi yang terlibat dan ternyata permasalahan yang timbul di PT. Inti
(persero) mulai timbul dari pokok prosedur yang mana didalam pokok prosedur
tersebut dijelaskan bahwa setiap barang yang dipesan dan setelah melakukan
proses hingga akhirnya masuk ke fungsi gudang dan dilakukan pengecekan yang
akhirnya dicatat oleh bagian sistem informasi pembelian mengalami permasalahan
yang berakibat penundaan pada pencatatan di bagian sistem yang secara tidak
langsung berpengaruh kepada efektifitas kerja fungsi terkait lainnya seperti
fungsi akuntansi, fungsi administrasi sebagai pencatat keuangan perusahaan
mulai dari penyampaian dokumen yang telat seperti berita acara penerimaan
barang (BAPB) yang didalam perjanjian dimana setelah pengecekan barang berita
acara penerimaan barang
harus ditanda tangani oleh kedua belah
pihak baik perusahaan sebagai pembeli maupun pemasok, dansetelah dokumen BAPB
dikirin ke pemasok disilah yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit sehingga
berakibat penundaan pada pencatatan baik difungsi akuntansi, keuangan, dan
fungsi terkait. Maka dari penjelasan mulai dari prosedur,fungsi terkait hingga
dokumen yang terlibat dapat diketahui bahwa sistem informasi akuntansi
pembelian di PT. INTI (Persero) belum dapat berjalan dengan baik sesuai dengan
standar operasional perusahaan yang telah ditetapkan melalui pokok prosedur
siklus pembelian..
4.2.2 Kendala -
Kendala Sistem Informasi Akuntasi Pembelian Barang/ Jasa di PT.INTI (Persero).
Kendala merupakan suatu penghambat bagi
perusahaan untuk melakukan kegiatannya oleh karena itu perusahaan harus
memikirkan setiap resiko yang dihadapi untuk setiap kegiatannya terutama
kegiatan pembeliannya yang merupakan suatu kegiatan yang apabila tidak dijalankan
dengan benar akan berakibat buruk bagi perusahaan karena setiap persediaan yang
dibeli baik barang/jasa merupakan sesuatu pengendalian perusahaan untuk tetap
bertahan dan dapat mempertanggungjawabkan laporan keuangannya yang baik.
Seperti PT.INTI(Persero) mengapa sistem
informasi akuntansi pembelian di perusahaan belum berjalan dengan baik karena
kegiatan yang seharusnya diterapkan dan dipergunakan oleh setiap bagian yang
terkait belum dijalakan dengan baik seperti sistem yang saat ini dijalankan
perusahaan merupakan salah satu usaha untuk mempertahankan kegiatan pembelian
sebagai tolak ukur keberhasilan suatu perusahaan dalam memperoleh keuntungan
dan kualitas yang baik. dan perusahaan pun saat ini telah mengurangi kegiatan
manualnya mengapa karena untuk kegiatan manual biasannya data yang telah masuk
kebagian sistem informasi akuntansi pembelian tidak akan dapat diinput kembali
sedangkan apabila menggunakan sistem informasi pembelian yang diterapkan
perusaahaan seperti PT.Inti (persero) saat ini didalam pencatatanya apabila
mengalami kesalahan data yang telah masuk bagian sistem informasi akan dapat
menginput kembali datanya jadi laporan yang semestinya harus
dipertanggungjawabkan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan dengan data yang sebenarnya itu pun harus didukung dengan
keefektifan sistem informasi pembelian di PT.INTI (Persero) baik itu dukungan
dari bagian terkait maupun dari hubungan kerjasama dengan rekanan perusahaan
sebagai pemasok atau supplier. Namun dengan demikian kendala yang
dihadapi perusahaan di setiap harinya dapat diatasi dengan baik walau itu
menjadi sesuatu yang kurang baik bagi suatu pengendalian perusahaan namun
setiap bagian yang terkait dapat memakluminya dan perusahaan dapat terus memaksimalkan
setiap kegiatannya yang tidak keluar dari aturan yang telah disepakati bersama.
4.2.3
Upaya Mengatasi Kendala Pada Sistem Informasi
Akuntansi Pembelian di PT. INTI (Persero).
Setiap perusahaan didalam melakukan
setiap kegiatannya biasanya selalu menghadapi kendala, baik itu kendala yang
kecil ataupun kendala yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan, namun kendala
tersebut ada yang dapat diupayakan dan tidak, apabila kendala tersebut dapat
diupayakan berarti kendala yang terjadi di perusahaan dapat terus berjalan
dengan aturan yang berbeda tetapi harus tetap memperhatikan standar operasional
perusahaan yang tidak merubah setiap pokok – pokok prosedur yang telah ada,
agar setiap kegiatan atau transaksi yang dilakukan lebih terlihat profesional
dan tidak jauh melampaui setiap aturan yang dapat mempengaruhi suatu
pengendalian perusahaan, adapun upaya yang dilakukan merupakan
sesuatu yang telah dilakukan perusahaan yang tidak mengubah setiap prosedur
atau aturan yang ada, seperti penggunaan sistem yang sampai saat ini sedang
diupayakan untuk tetap menggunakan sistem yang telah ditetapkan, tanpa
mengurangi kegiatan manual yang memang seharusnya dilakukan secara manual dan
upaya ini telah dilakukan untuk sehari-harinya dan setiap karyawan yang terkait
kegiatan tersebut dapat memakluminya karena sebagai suatu usaha perusahaan
didalam mempertahankan kegiatan operasionalnya.
BAB
V
KESIMPULAN
DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan
dari keseluruhan laporam penelitian ini, maka dapat disimpulkan sebagai berikut
:
1.
Sistem
informasi akuntansi pembelian di PT. INTI (Persero) secara ringkas adalah suatu
kegiatan perusahaan yang sistem dan informasinya belum berjalan dengan baik
sesuai dengan segala ketentuan yang telah ditetapkan PT. INTI (Persero) pada
bagian pembeliannya karena masih ada kendala yang timbul yang menghambat setiap
kegiatan terutama didalam penginputan data di Sistem informasi pembeliannya yang
berpengaruh terhadap suatu npengendalian perusahaan. Sistem informasi akuntansi
pembelian di PT.INTI (Persero) terdiri dari pokok prosedur yang dibagi menjadi
kegiatan pembelian untuk operasional dan kegiatan pembelian diperniagaan baik
itu pembelian dalam negeri maupun luar negeri, dan dilengkapi dokumen yang
lengkap serta fungsi yang mendukung.
2.
Adapun
kendala yang dihadapi sistem informasi akuntansi pembelian di PT. INTI
(Persero) secara singkat adalah Suatu penghambat yang terjadi pada setiap
kegiatan pembelian, baik itu yang muncul dari pihak eksternal perusahaan maupun
dari dalam perusahaan, seperti keterlambatan penyampaian dokumen oleh bagian
gudang serta lokasi pemasok yang membutuhkan waktu yang tidak sedikit, yang
mana dokumen tersebut digunakan guna melengkapi prosedur yang ada sebagai suatu
persyaratan pencatatan dan penginputan data di sistem informasi pembeliannya
yang penting untuk suatu pengendalian perusahaan, Namun demikian perusahaan
disetiap harinya dapat menagatasi kendala tersebut dengan baik walau itu
menjadi sesuatu yang kurang baik bagi suatu pengendalian perusahaan.
3.
Upaya
didalam mengatasi kendala yang terjadi pada bagian sistem informasi akuntansi
pembelian seperti keterlambatan penyampaian dokumen oleh pihak luar perusahaan
atau pemasok biasanya perusahaan mengupayakan pengiriman karyawan bersamaan
dengan dokumen untuk menghemat waktu, sedangkan untuk penggunaan sistem itu
sendiri dirasa sangat perlu untuk pengupayaan karena agar data yang masuk
sementara dapat diinput oleh bagian sistem agar keterlambatan yang terjadi
dapat diantisipasi olehbagian yang terkait lainnya.
5.2
Saran
Berdasarkan
dari penelitian ini, maka penulis mengajukan saran sebagai berikut :
1.
Sistem
informasi akuntansi pembelian barang/jasa yang telah diputuskan oleh direksi
perusahaan yang belum berjalan dengan baik, diharapkan dapat diperbaiki, dan
lebih disempurnakan, dengan cara untuk dokumen yang tertera didalam pokok
prosedur agar diperjelas untuk keterangan rangkapnya agar
bagian/fungsi yang terkait lainnya dapat lebih jelas pula didalam penyampaian
dan menjalankan kegiatannya, selain itu untuk setiap bagian/fungsi yang terkait
untuk terus menjalin hubungan kerja yang baik agar kegiatan yang dilakukan
dapat berjalan dengan baik sesuai keinginan.
2.
Untuk
kendala yang dihadapi perusahaan terutama kendala yang timbul dari luar
perusahaan, harus dapat diatasi dengan cara perlu adanya kesepakatan diawal
perjanjian antara supplier dengan perusahaan dengan memberikan penjelasan
diawal kegiatan pembelian agar keterlambatan penyampaian dokumen yang harus
disepakati antara pemasok dan PT.INTI (Persero) dapat diselesaikan sesuai waktu
yang telah disepakati bersama. Selain itu untuk kegiatan manual perusahaan
sebaiknya dikurangi dan lebih menggunakan sistem yang telah ada agar prosedur
yang ada dapat dijalankan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang telah
ditetapkan dan tidak ada lagi keterlambatan didalam pencatatan ataupun
keterlambatan penyampaian dokumen.
3.
Untuk
upaya yang dilakukan perusahaan selama itu semua demi kemajuan perusahaan dan
tidak mengubah aturan yang ada dan tidak mempengaruhi kegiatan didalam
aktivitasnya upaya tersebut harus terus dilakukan dengan cara jadikan upaya
tersebut sebagai suatu aturan yang harus dijalankan.
BAB
VI
DAFTAR
PUSTAKA
Azhar Susanto, 2004. Sistem Informasi
Manajemen.Bandung: Linggar Jaya.
Azhar
Susanto, Mbus. Akuntansi Ak-24, Sistem Informasi Akuntansi, Bandung
Lingga Jaya. George H.Bodnar, Amir Abadi Jusuf, 2006. Sistem Informasi
Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Http://journal.uii.ac.id/index.php/snati/article/view/1084/982.
Krismiaji,
2002. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta; UPP AMP YKPN.
La
Midjan dan Azhar Susanto, 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung Lembaga
Informatika.
Moh Nazir, 2003, Metodologi
Penelitian, Jakarta; Ghalia Indonesia.
Mulyadi,
2001. Sistem Akuntansi , Salemba Empat.Jakarta: PT. Salemba Empat.
Soemarso S. R, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Rineka Cipta, Jakarta
Sugiono.2010, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D,
Bandung, Alfabeta. Susan Irawati, 2008. Akuntansi Dasar 1 & 2 ,Bandung:
Pustaka
Umar
Husen, 2005. Metode Penelitian Untuk Skripsi dan Tesis , Jakarta: PT.
Rajagrafindo Persada.
Wing Wahyu
Winarno, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
Zaki Baridwan. 2003, Sistem Informasi
Akuntansi , Yogyakarta: Gajah Mada
LAMPIRAN
2.2.1
Kerangka Pemikiran
Prosedur
Pembelian (Flow Map)